优特云
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审批流
审批流使用手册

姚智聪 最后一次编辑

3 年多前 129

一、产品介绍

审批流引擎主要是审批流的全生命周期管理,内容包括:流程建模、流程发布、发起流程实例、审批实例这4大模块。
开发者/企业可以根据时间的场景需求自由配置流程,我们提供了在线的可视化流程编辑画布,可以通过托拉拽的方式设计流程图。
支持串行流程、并行流程、复合流程的场景。
适用于:各种办公审批、工作流。

二、快速入门

2.1业务使用全过程

成为开发者
关键操作 说明
开发者注册/登陆 开发者中心入口
开通审批流服务 邮件将您的账号发送到【chenchunxiang@ut.cn】或者企业微信联系陈纯香申请开通审批流的使用权限。
创建组织
关键操作 说明
导入角色 角色在流程设置中会作为规则配置的基本元素之一,需要将组织下的角色导入进来,提供两种方式导入。
导入组织架构 组织架构在流程设置中会作为规则配置的基本元素之一,需要将组织节点导入进来,提供两种方式导入。
导入岗位 岗位在流程设置中会作为规则配置的基本元素之一,需要将组织下的岗位导入进来,提供两种方式导入。
导入用户 用户在流程设置中会作为规则配置的基本元素之一,需要将组织下的用户导入进来,提供两种方式导入。
流程建模
关键操作 说明
创建审批流 使用者需要先创建一个审批流记录,生成一个审批流ID。
业务数据配置 这里配置的是整个审批流中是规则配置基本元素的字段信息,目前支持的数据类型:int、double、string、bool、日期时间、附件、多行表格。
流程可视化设计 使用者可以直接在界面上以托拉拽连线的方式来设计流程,目前支持的节点类型包括:人工审批节点、条件分支判断节点、聚合节点、抄送节点。
节点设置 流程设计中的人工节点对业务数据的编辑、查看设置可以在这里进行关联。
发布流程 整个流程设计完成之后,可以发布审批流,申请人就可以发起申请。
申请实例
关键操作 说明
创建申请 审批流发布之后,用户可以发起申请,创建申请实例,该实例会按照已经配置好的流程进行审批的流转。
审批操作 目前每个人工审批节点支持的操作有:通过和拒绝。

2.2成为开发者

在使用审批流服务之前,开发者需要先注册一个平台的开发者账号,目前平台注册是基于用户中心的。
注册
打开开发者中心(https://web2.utcook.com/developer-center2/#/base_platform/authoritySetting/userManage),会自动跳转到用户中心登录注册页面,按指引完成用户中心的注册流程。
登录
注册完成后,会自动登陆开发者中心。目前硬件云的自动授权功能正在开发中,开发者注册完成之后,需要发邮件到【chenchunxiang@ut.cn】或者企业微信联系陈纯香申请开通审批流的使用权限。

2.3组织管理

2.3.1创建组织

创建组织的方式:
  1. 支持开发者登陆平台提供的开发者中心,在审批流管理模块中创建组织。
  2. 支持开发者直接调用创建组织的后台接口进行创建
前提条件:
  1. 开发者已经在开发者中心完成注册
  2. 开发者的账号已经完成审批流服务的使用授权
  3. 开发者登陆开发者中心
创建组织的操作步骤:
     1. 进入菜单 【审批流管理】 - 【组织管理】管理页面:
2.点击右上角【新增组织】的按钮,在弹窗中按照提示填写基本信息,然后点击“确定”进行组织创建。
组织名称:限制 1 - 30 个字,由中文、英文字母、数字和下划线组成
组织标识符:可以将该组织在应用系统中的ID作为组织的标识符,限制2 - 128 个字,由英文字母、数字,组织标识符不能重复

2.3.2组织配置

配置组织操作步骤:
1. 找到已经创建的组织,点击右侧操作栏的【配置】按钮,进入组织基本信息的配置。
2. 导入角色
上级角色:下拉内容为:无 + 已经创建的所有角色
角色标识符:可以将该角色在应用系统的编号设置为角色标识符,限制2 - 128 个字,由英文字母、数字,不能重复
角色名称:限制 1 - 64 个字,由中文、英文字母、数字和下划线组成
3. 导入组织架构
上级部门:下拉内容为:无 + 已经创建的所有部门
部门标识符:可以将该部门在应用系统的编号设置为部门标识符,限制2 - 128 个字,由英文字母、数字,不能重复
部门名称:限制 1 - 64 个字,由中文、英文字母、数字和下划线组成
4、导入岗位
所属部门:下拉内容为:无 + 已经创建的所有部门
上级岗位:下拉内容为:无 + 所选部门已经创建的岗位
岗位标识符:可以将该岗位在应用系统的编号设置为部门标识符,限制2 - 128 个字,由英文字母、数字,不能重复
岗位名称:限制 1 - 64 个字,由中文、英文字母、数字和下划线组成
5、导入用户
用户标识符:可以将该用户在应用系统的编号设置为部门标识符,限制2 - 128 个字,由英文字母、数字,不能重复
用户名:仅支持8-16位大小写字母、数字和下划线,且必须包含字母
所属部门:无+下拉的内容为已经定义的部门,单选
所属角色:无+下拉的内容为已经定义的角色,可多选
上级领导:无+下拉的内容是该组织已经创建的用户,单选
所属岗位:无+下拉的内容为已经定义的岗位,单选。

2.4流程建模

2.4.1创建审批流

创建审批流的方式:
  1. 支持开发者登陆平台提供的开发者中心,在审批流管理模块中创建。
  2. 支持开发者直接调用创建审批流的后台接口进行创建
前提条件:
已经创建好组织,并且完成组织基本信息的配置
创建审批流的操作步骤:
1、进入菜单 【审批流管理】 - 【审批流】管理页面:
2、点击右上角【新建审批流】的按钮,在弹窗中按照提示填写基本信息,然后点击“确定”进行审批流的创建。
流程名称:限制 1 - 64 个字,流程名称由中文、英文字母、数字和下划线组成。 所属组织:下拉内容为开发者创建的组织。

2.4.2 流程配置

配置审批流操作步骤:
1、 找到已经创建的审批流记录,点击右侧操作栏的【编辑】按钮,进入审批流的设计。
2、配置业务数据
3、流程设计
4、 节点设置
可以设置不同的节点对业务字段是否可见、是否可编辑、是否必填

2.4.3发布审批流

1、 审批流设计完之后,可以操作发布,发布之后,用户就可以针对这个该审批流发起申请

2.5申请实例

申请实例的访问路径为:
申请实例的方式:
支持直接调用创建申请实例的后台接口进行创建
前提条件:
审批流必须发布,才能发起申请
申请实例的监控:
查看某个审批流的所有申请记录
查看某个申请的审批日志

三、使用手册(操作指南)

3.1组织管理

组织机构用户是流程运作的基础,后续流程审批环节的人员选择在此基础上操作。组织机构用户信息主要包含组织管理和用户管理,开发者可以对组织机构和用户进行增删查改的操作。

3.1.1添加组织:

1、创建组织的操作路径:【登陆系统】—左侧菜单栏【审批流】—【组织管理】—点击右上角的【新建组织】按钮。
2、需要填写的信息如下:
① 组织名称:必填信息,限制30个字
② 组织ID:该ID可以作为与其他系统对接的组织标识符,同一个开发者下组织ID无法重复,限制32个字符。
3、 点击确定之后,就能在组织列表页上看到刚创建的组织记录,可以对这个组织做进一步的信息配置的工作。

3.1.2 组织配置

组织配置的操作路径:【登陆系统】— 左侧菜单栏【审批流】—【组织管理】— 找到对应的组织记录,点击列表右侧操作栏的【配置】按钮,进入组织的配置页面,可以配置的内容包括:角色、组织架构、岗位、用户。
1、导入角色:【登陆系统】— 左侧菜单栏【审批流】—【组织管理】— 找到对应的组织记录,点击列表右侧操作栏的【配置】按钮 — 选择【角色】的标签页。
创建角色的方式有三种:
①在开发者中心的界面上操作新增角色;
②在开发者中心的界面批量用excel导入角色;
③直接对接后台的提供的接口创建角色。
创建角色时要填写的信息:
①上级角色:如果没有上级角色就选无
②角色标识符:可以作为第三方系统与本系统对接的角色唯一标识符,限制32个字符
③角色名称:限制30个字符
2、导入组织架构:【登陆系统】— 左侧菜单栏【审批流】—【组织管理】— 找到对应的组织记录,点击列表右侧操作栏的【配置】按钮 — 选择【组织架构】的标签页。
创建组织节点的方式有三种:
①在开发者中心的界面上操作新增部门;
②在开发者中心的界面批量用excel导入部门;
③直接对接后台的提供的接口创建部门。
创建部门时要填写的信息:
①上级部门:如果没有上级部门就选无
②节点标识符:可以作为第三方系统与本系统对接的部门唯一标识符,限制32个字符
③部门名称:限制30个字符
3、导入岗位:【登陆系统】— 左侧菜单栏【审批流】—【组织管理】— 找到对应的组织记录,点击列表右侧操作栏的【配置】按钮 — 选择【组织架构】的标签页。
创建岗位的方式有三种:
①在开发者中心的界面上操作新增岗位;
②在开发者中心的界面批量用excel导入岗位;
③直接对接后台的提供的接口创建岗位。
创建岗位时要填写的信息:
①所属部门:选择该岗位所属的部门
②上级岗位:如果没有上级岗位就选无
③岗位标识符:可以作为第三方系统与本系统对接的岗位唯一标识符,限制32个字符
④岗位名称:限制30个字符
4、导入用户:【登陆系统】— 左侧菜单栏【审批流】—【组织管理】— 找到对应的组织记录,点击列表右侧操作栏的【配置】按钮 — 选择【用户列表】的标签页。
创建用户的方式有三种:
①在开发者中心的界面上操作新增用户;
②在开发者中心的界面批量用excel导入用户;
③直接对接后台的提供的接口创建用户。
创建用户时要填写的信息:
①用户标识符:同一个企业ID不能重复,该ID可以作为第三方系统与本系统的用户唯一标识符,限制32个字符
②用户名:限制30个字符
③所属部门:组织架构配置中必须存在的部门
④所属角色:组织架构配置中必须存在的角色
⑤所属岗位:岗位配置中必须存在的部门 ⑥上级领导:如果没有上级领导,可以选无

3.2审批流管理

3.2.1新建审批流

创建审批流操作路径:【登陆系统】— 左侧菜单栏【审批流管理】—【审批流】,点击右上角侧的【新建审批流】按钮 。
创建审批流的方式有:
①新建一个全新的审批流
②选择复制某一个审批流
创建审批流需要填写的信息:
①流程名称:同一个组织下流程名称不要重复,限制30个字符
②所属组织:审批流中要用的是规则基本是与组织相关,所以审批流必须归属于某个组织

3.2.2配置审批流

配置审批流操作路径:【登陆系统】— 左侧菜单栏【审批流管理】—【审批流】-找到要配置的审批流记录,点击列表右侧操作栏的【编辑】按钮 。
1、业务数据:在流程的基础属性中,我们提供了与该流程对应页面的所有表单项(业务数据定义),以供您在流程设计时的使用,如下图所示。
数据类型目前支持:int(整型)、double(双精度浮点)、bool(布尔值)、string(字符串)、date(时间)、多行表单
<图片待补充>
2、流程配置
流程编辑整体分为3个功能区域: a、节点区域 节点区域:主要是显示了在流程设计中需要用到的所有节点类型,用户可以按照实际的业务流转情况将节点用鼠标拖拽的方式,将节点添加到到流程设计区域里 b、流程设计区域 流程设计区域:这就是设计流程的主要区域,用户可以根据实际情况拖拽节点,并通过线将节点连接起来成为一个审批流,实现流程流转方向 c、规则设置区域 规则设置区域:主要是展示了每种类型的节点需要设置的规则和属性,用户可以对每个节点进行功能、个性化的设置
开始节点说明
节点ID:流程图中节点的唯一标识,假设在流程流转的时候报错了,开发者可以通过这个节点 ID 来快速定位错误节点
名称:用于区分该节点是那个审批环节
人工节点说明
设置完业务数据之后,就要来设置一下每个环节审批人了,这时候你就需要添加一个人工节点。
同开始节点,人工节点也是有一些基础属性要设置的,详见上文。
审批人规则:用于设置该人工节点对应的处理人的规则,方法主要有3中,分别为:指定某个员工、指定某个企业角色、指定某个岗位。
指定人:数据来自组织管理中已经导入的组织架构和用户数据
指定角色:数据来自组织管理中已经导入的角色
指定岗位:数据来自组织管理中已经导入的岗位
完成规则: 主要是用于设置该人工节点后,线的执行规则。线会根据完成规则中的设置进行匹配是通过还是不通过。 默认通过的规则是:全部人同意就通过。不通过的默认规则是:只要1人拒绝就不通过。
消息推送:在流程走到这个节点后,有需要通知当前审批人、申请人或者其他人员,就可以添加消息推送规则。
条件分支节点说明
条件分支的本质上就是流程图里面的选择框,在每个条件分支节点上可以设置多个分支规则,规则可以根据前面定义的业务数据来进行判断。
分支聚合节点说明
有多个并行分支存在的话,可以使用一个分支聚合的节点,对这些分支记性一个判断,可以配置:必须全部通过才通过还是至少一个通过即可。
抄送节点说明
功能要抄送人工节点的消息推送一致。
结束节点说明
流程的结束标志。

3.2.3发布审批流

3.2.4删除审批流

3.3回调配置

第三方服务回调,通过对服务调用的支持,使优特云审批流可以和外部系统进行集成,数据流转。 开发者在开通服务时只需要进行简单的配置,即可收到审批完成状态、审批结果。第三方系统可以自动触发内部业务逻辑。
下图是一个开锁权限审批的流程:
目前是一个开发者可以配置一个回调地址,当审批完成时就会触发推送。
更多内容可以下载说明文档进行查阅。
审批流回调说明文档.zip
316.0 KB

四、常见问题

1、需要可视化设置审批流程步骤.
2、需要有并行审核流程.
支持并行
3、需要实现条件选择审批流程分支功能.
可以
4、需要集成单点登录.
可以,我们的用户中心已经支持单点登录。
5、各种单据审批通过后,还需要回写到业务系统里
提供回调配置
6、审批流程中的每个步骤,都需要有提醒信息发出,可以在流程配置中设置哪些环节在什么场景下需要提醒,提醒方式有短信、邮件
可以设置,每个人工审批节点都有消息推送的规则设置
7、需要可以与其他即时通讯系统集成在一起.
暂不支持
8、是否能与现有的OA系统集成在一起.
提供接口,可以导入数据
9、报表统计 当前版本
暂不支持,之后的版本会有规划
10、企业里会有很多种各种各样的单据,都需要能输入到系统里才可以.
可以设置,每个审批流都可以定义表单业务数据 
11、每个人可以很方便的察看自己的各种审核流程才可以.
可以查询
12、需要能显示审核历史,需要能很明确的知道,下一步是谁审核.
可以查询
13、需要有待审核列表.
可以查询
14、每个员工可以填写自己的单据,提交自己的单据.
可以
15、可以任意类别的单据,可以先保存为草稿,也可以选择提交,
未生效的单据,可以有列表查询. 暂不支持草稿,之后的版本有规划
16、填写单据时,需要显示当前单据的审批流程.
可以查询
17、审批的时间需要显示.
可以
18、申请单据可以上传附件.
可以
19、提交申请单据后,才生成申请单据的编号.
是的
20、发出单据时,先需要判断该用户的该流程是否存在,若没设置好该用户的流程,不应该能发出单据进行审批. 可以支持,可以设置用户可申请的流程,对于无权限申请的,不能发起 

产品版本

V1.0.0
发布时间:2020-09-01
 1、组织管理
可搭建公司组织架构、角色、岗位等列表,支持层级结构展示、编辑、删除等功能;可根据用户中心数据新建用户、编辑等功能;可设置审批过程中通知相关人员的消息模板等功能。
 2、流程建模
流程建模提供审批流程可视化编辑功能,图形化的流程定制界面,灵活易用,操作简单,审批流程一目了然。可根据每个岗位、角色、人员不同设置不同权限,高度定制、灵活配置。
审批流程支持多种审批模式:
a)串行
b)并行
c)条件分支
业务数据中可以根据审批内容设置需审批的数据的类型、范围、种类等,并可根据审批过程设置每位审批人的可见、可编辑的数据;可以根据部门、角色、人员等条件设置审批的可发起人、可查看人权限,可在申请记录中查看申请详情、审批日志等信息;
3、流程发布
流程发布介入用户语言云编辑、云执行功能,对流程正确性、功能完善性进行校验,确保每个流程高可用,确保每个流程正确发布
 4、发起申请
流程发布成功后,用户可发起申请。根据流程建模中设置的审批数据及数据可见、可编辑范围等条件展示不同的申请单内容,灵活配置、高度定制,根据每个岗位、角色、人员的权限不同展示定制化申请单内容。
5、审批申请
审批人可在审批列表中对申请单进行审批,接入的用户语言云编译、云执行功能确保审批详情信息展示完善并记录每一次审批记录,使整个审批流程清晰、可控、信息完整。
V1.1.0
发布时间:2020-10-15
1、流程绘制模块
用户可以自定义每个节点的标识符,未来需要查询节点数据时可以通过标识符进行查询。
2、组织管理
优化组织架构、角色列表、岗位列表的视觉、交互效果,使各个层级结构更加清晰直观。
3、服务回调
增加第三方服务回调模块,审批完成后,会自动将审批单的结果和数据推送到第三方提供的服务地址,以供第三方应用触发其业务流程。
4、功能优化
【审批流】-【编辑审批流】-【节点配置】:是否可见、是否可编辑、是否必填,优化联动规则

文档更新日志

日期操作人 描述
2020-09-01 陈纯香 【创建】【审批流服务使用手册 】包括模块:产品介绍、快速入门、使用指南
2020-10-13陈纯香【更新】【服务回调的使用说明文档】

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